Comment être productif ?

Il y a quelque jour j’ai lu un article sur le Huffington post disant qu’il faut arrêter avec le principe de surproductivité en ces temps de crise (pour ceux qui liront cet article plus tard, nous sommes actuellement en période de grand confinement). Je ne suis absolument pas d’accord. Je pense que c’est le moment parfait pour être productif, mais surtout être productif intelligemment! Ainsi je vais vous détailler un peu ici comment être productif mais en se réorganisant, ce qui nous permettra d’être plus serein. 

CONSEIL N°1 POUR ÊTRE PRODUCTIF:
APPRENEZ À PLANIFIER VOTRE TEMPS

Pourquoi ?

Sara Robinson, journaliste, a rassemblé cent cinquante ans de recherche pour démontrer qu’au-delà de 60 heures de travail toutes les tâches exigent deux fois plus de temps que nécessaire pour les faire. Pour une concentration et une énergie optimales, le nombre d’heures de travail hebdomadaires idéal varie entre 35 et 40 heures. La planification est essentielle pour poser les fondations du système qui soutiendront la réalisation de vos objectifs et vous éviteront bien des distractions au profit des activités qui vous sont chères. Si vous ne planifiez pas, vous planifiez votre échec. Avec un emploi du temps, vous connaissez vos objectifs du jour, vous fixez vos priorités et établissez ainsi un équilibre harmonieux entre vie personnelle et vie professionnelle.

« Chaque jour, à chaque moment, je dois décider de ce que je vais faire le moment d’après, et personne ne peut prendre cette décision à ma place. »

JOSÉ ORTEGA Y GASSET PHILOSOPHE, SOCIOLOGUE, ESSAYISTE ET HOMME POLITIQUE

Comment ?

1/ PLANIFIEZ TOUT CE DONT VOUS AVEZ BESOIN EN BLOCS DE TEMPS 

Commencez par votre sommeil et vos repas, puis par votre travail et vos pauses et enfin votre temps libre (vie sociale, loisirs). L’idée n’est pas de respecter le tout à la lettre, mais de cultiver votre conscience sur la manière dont vous passez votre temps plutôt que d’opérer en pilotage automatique. Par exemple, vous pourriez vous assurer d’être de retour chez vous à un moment donné. Si une urgence survient et ne peut être reportée d’aucune façon, proposez un plan avec votre patron pour compléter le projet depuis chez vous ou le terminer avec lui.

2/ ADAPTEZ-VOUS AU RYTHME DE VOTRE HORLOGE BIOLOGIQUE

Pour connaître votre chronotype, répondez au questionnaire en ligne de Horne et Ostberg et découvrez si vous êtes du matin ou du soir. Après avoir déterminé cela, réservez les moments de la journée où vous vous trouvez au zénith de votre énergie pour accomplir vos principales tâches de la journée.

3/ DÉTERMINEZ LES HEURES DE LA JOURNÉE QUI VOUS CONVIENNENT LE MIEUX 

Pour chaque heure, notez votre état énergétique entre 0 et 10. Habituellement, le premier chiffre qui vous vient à l’esprit est le bon. Après deux ou trois semaines de suivi, vous disposerez ainsi d’un aperçu fiable de vos heures les plus productives. En les identifiant, vous saurez quand placer des tâches plus difficiles, faire des tâches faciles ou prendre une pause.

Ma recommandation : organisez 100 blocs de 10 minutes chacun

En supposant que nous dormions entre 7 heures et 8 heures par nuit, le temps actif restant serait de 16 à 17 heures, soit un peu moins de 1 000 minutes. Tim Urban, blogueur du site Wait But Why, nous propose de fractionner notre temps en 100 blocs de 10 minutes et de les répartir sous les thèmes suivants : travail, santé, développement personnel, passe-temps, vie sociale, vie relationnelle, vie personnelle. Par exemple, deux blocs de lecture (20 minutes) vous permettront de lire quinze livres de plus par an. Vous aurez un aperçu du déroulement de votre journée et saurez ce qui a besoin d’être optimisé.

CONSEIL N°2 : DÉFINISSEZ VOS PRIORITÉS AVEC LA MÉTHODE « ABCDE »

Pourquoi ?

Nous vivons dans un océan d’informations où il devient de plus en plus difficile d’identifier et de distinguer nos véritables priorités. Il y a beaucoup trop d’opportunités auxquelles nous n’avons que peu de temps et de ressources à consacrer. Parmi nous, il existe des personnes qui ont appris à s’organiser et qui savent naviguer dans toutes les mers tandis que d’autres surnagent et boivent la tasse, parce qu’ils se sentent complètement dépassés par les événements et pensent devoir tout faire.

Si vous vous réveillez chaque matin sans savoir quoi faire en premier, alors vous manquez de clarté sur votre journée. Après avoir défini vos priorités, vous aurez un chemin avec des panneaux de signalisation qui vous guideront dans vos prises de décision pour vous approcher de votre destination. Vous saurez comment agir, confiant et serein.

Comment ?

Dans son livre Avalez le crapaud, Brian Tracy propose un guide simple et très pratique pour définir ses priorités avec la méthode ABCDE.

1/ DRESSEZ LA LISTE DE TOUTES LES TÂCHES À EFFECTUER AU DÉBUT DE CHAQUE JOURNÉE 

Ne vous encombrez pas de tâches complexes qui pourraient vous frustrer avec une longue liste inachevée. Mieux vaut faire de grands pas dans une seule direction que de se déplacer d’un millimètre dans plusieurs. 

2/ AFFECTEZ UNE LETTRE ALLANT DE A À E POUR CHAQUE TÂCHE

La seule règle est de ne pas accomplir une tâche de valeur inférieure avant de terminer toutes les tâches de valeur supérieure.Sous A, dressez la liste des tâches urgentes à accomplir — celles qui ont des conséquences importantes si elles ne sont pas accomplies : rédiger et envoyer votre proposition commerciale, prendre rendez-vous avec un docteur, payer une facture, gérer une urgence ou des demandes de dernière minute.Sous B, inscrivez vos tâches importantes qui ont de légères conséquences si elles ne sont pas accomplies. Comme ce rapport pour une importante réunion stratégique la semaine prochaine. Sous C, notez les activités « agréables à faire », celles qui n’ont aucune conséquence si elles ne sont pas accomplies.

Lire un livre, écouter un podcast, regarder un documentaire sur l’avenir de l’humanité, s’informer sur la collapsologie, l’épuisement des ressources de la planète et comment se préparer à l’effondrement d’une civilisation quand il n’y aura plus de pétrole.Sous D, notez les tâches qui peuvent être déléguées à d’autres afin que vous puissiez vous concentrer sur les tâches les plus importantes.

Exemples : faire des achats, passer une commande, envoyer un colis, confier un dossier à un membre de votre équipe. Les tâches E ne sont pas essentielles à vos objectifs et doivent être éliminées. Regarder le making-of d’un film ou aller sur Instagram n’est ni important ni urgent ; cela n’a aucune incidence sur nos objectifs. D’un autre côté, elles peuvent être utilisées comme récompenses lorsque vous avez terminé toutes vos tâches de niveau supérieur. 

Ma recommandation : Préparez-vous la veille pour le lendemain.

À la fin de la journée, listez toutes les tâches importantes que vous ferez le lendemain. Cela vous permettra de savoir exactement sur quoi vous travaillerez et dans quel ordre. Vous ne perdez plus de temps à penser à ce qu’il faut faire, vous agissez immédiatement.

« Si vous ne priorisez pas votre vie, quelqu’un d’autre le fera à votre place. » 

GREG MCKEOWN CONFÉRENCIER EN LEADERSHIP ET AUTEUR DU LIVRE « ESSENTIALISME »

CONSEIL N°3 : FIXEZ-VOUS TROIS OBJECTIFS QUOTIDIENS 

Pourquoi ?

Toutes les tâches sont inégales, mais le temps passé dessus est le même que pour Elon Musk, Mark Zuckerberg ou Oprah Winfrey. Certaines tâches sont plus importantes que d’autres et représentent vos actions prioritaires. Pour bien structurer votre journée, concentrez-vous sur trois tâches principales pour la rendre productive. Ces trois tâches vous permettent de clarifier vos intentions, de vous concentrer sur ce qui compte le plus sans vous surcharger, d’être moins susceptible de repousser une tâche qui pourrait être plus difficile en faveur d’un objectif plus simple et de trouver la confiance pour être capable d’accomplir toutes les tâches que vous avez définies.

Comment ?

1/ APPLIQUEZ LA RÈGLE DE TROIS POUR ORGANISER VOTRE EMPLOI DU TEMPS

 Pour rendre vos objectifs en étapes plus réalisables, réfléchissez en trois temps : quelles sont les trois choses que vous voulez accomplir aujourd’hui ? Quelles sont les trois étapes que vous souhaitez accomplir cette semaine ? Quels sont les trois objectifs que vous espériez atteindre ce mois ou cette année ? En répondant à la première question tous les jours, vous vous assurez de tracer la trajectoire qui se rapportera à vos tâches hebdomadaires, mensuelles et annuelles. 

2/ CHOISISSEZ LES TROIS TÂCHES PRIORITAIRES DE VOTRE JOURNÉE.

Utilisez la méthode ABCDE (conseil n°2) pour classer par ordre de priorité vos prochaines tâches. Votre objectif est d’accomplir vos trois tâches prioritaires le plus rapidement possible — à moins que vous n’ayez une véritable urgence, toutes les autres tâches peuvent attendre. 

3/ POUR CHAQUE ÉLÉMENT, DEMANDEZ-VOUS : « Comment cette action me rapproche-t-elle d’un de mes objectifs ? »

Si vous ne trouvez pas de réponse, alors c’est peut-être une tâche que vous devriez planifier pour plus tard, déléguer ou supprimer. Si un de vos objectifs hebdomadaires est d’écrire un article, alors vous pourriez traduire trois objectifs quotidiens comme définir le sujet, faire des recherches et organiser le plan.

4/ AJOUTEZ LES TROIS TÂCHES DANS VOTRE AGENDA 

Après avoir défini ces trois tâches du jour, allouez-leur un créneau dans votre emploi du temps, comme si vous preniez rendez-vous avec vous-même. 

5/ PRÉVOYEZ D’AJOUTER 50 % DU TEMPS DONT VOUS PENSEZ AVOIR BESOIN POUR UNE TÂCHE AFIN DE TENIR COMPTE DES IMPRÉVUS 

Si vous pensez que la rédaction d’un article vous prendra 2 heures, prévoyez 3 heures dans votre calendrier. Si vous estimez que vous allez prendre 30 minutes pour arriver à un rendez-vous, prévoyez-en 45. Et ainsi de suite. Ce temps supplémentaire vous laissera de la place pour rester serein et ne pas paniquer en cas d’imprévu.

Ma recommandation pour être productif : commencez par la tâche la plus difficile

Lorsque vous parcourez votre liste de tâches, il est tentant de choisir la plus petite et la plus facile à faire en premier. Si un grand projet vous intimide, vous avez toutes les chances de le reporter. En revanche, si vous commencez par effectuer cette tâche difficile, vous aurez la sensation de vous sentir dynamisé quand vous saurez que l’élément le plus compliqué est retiré de votre liste. Vous serez plus léger et plus confiant pour entreprendre les autres tâches. Je vous recommande de découper cette tâche importante en sous-tâches simples et accessibles pour amorcer une dynamique de progression et vous motiver à avancer pas-à-pas dans la bonne direction.